GIANYAR, BALIPOST.com – Arsip bukan sekadar tumpukan kertas atau dokumen yang disimpan di dalam lemari. Di balik setiap lembarnya, tersimpan rekam jejak perjalanan sebuah lembaga, bukti pertanggungjawaban, sekaligus bagian dari sejarah yang wajib dijaga keberadaannya.
Hal tersebut ditegaskan oleh Kepala Bidang Pembinaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, Ida Bagus Putu Gede Mayun, saat menjadi narasumber dalam Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang diselenggarakan oleh Bawaslu Kabupaten Gianyar di Kantor Bawaslu setempat, Senin (6/7).
Kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kapasitas jajaran sekretariat Bawaslu Gianyar ini juga menghadirkan Penyuluh Kearsipan I Made Sumantra dan Arsiparis Ricky Dwipayana untuk memberikan penguatan teknis mengenai tata kelola kearsipan.
Dalam penyampaiannya, Ida Bagus Putu Gede Mayun mengingatkan bahwa pengelolaan arsip tidak boleh dipandang sebelah mata sebagai pekerjaan administratif semata. Urusan ini merupakan upaya krusial dalam menjaga memori kelembagaan agar setiap proses penyelenggaraan pemerintahan maupun pengawasan dapat dipertanggungjawabkan di masa mendatang.
“Arsip bukan hanya kumpulan kertas yang disimpan. Di dalamnya terdapat nilai informasi, bukti pertanggungjawaban, bahkan sejarah perjalanan sebuah lembaga. Karena itu, arsip harus dikelola secara sistematis agar mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan dan tetap terjaga keasliannya,” ujar Mayun.
Ia menambahkan, tata kelola arsip yang baik akan memberikan dampak besar bagi organisasi, mulai dari mendukung efektivitas pelayanan, mempercepat pengambilan keputusan, hingga menjadi sumber informasi autentik yang sangat diperlukan dalam proses audit maupun penyelesaian persoalan hukum.
Pada sesi materi, Penyuluh Kearsipan I Made Sumantra memaparkan regulasi dan tata cara pengelolaan arsip yang benar. Ia menjelaskan pengelompokan arsip berdasarkan fungsi dan masa simpannya—mulai dari arsip aktif, inaktif, hingga arsip statis. Penggunaan instrumen seperti klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) mutlak diperlukan sebagai pedoman resmi.
“Pengelolaan arsip harus dimulai sejak dokumen itu tercipta. Penataan yang baik akan memudahkan pencarian kembali, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta meningkatkan efektivitas administrasi lembaga,” jelas Sumantra.
Senada dengan hal itu, Arsiparis Ricky Dwipayana memberikan simulasi praktik langsung mengenai alur penanganan dokumen, meliputi proses penciptaan dan pemberkasan. Penyimpanan dan pemeliharaan fisik/digital. Prosedur penyusutan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.
“Pengelolaan arsip yang tertib akan menciptakan administrasi yang akuntabel. Ketika setiap dokumen dikelola sesuai prosedur, lembaga akan lebih siap menghadapi kebutuhan informasi, audit, maupun pelayanan publik,” terang Ricky.
Merespons pembekalan berharga tersebut, Ketua Bawaslu Kabupaten Gianyar, I Wayan Hartawan, menyampaikan apresiasi dan terima kasih yang mendalam kepada tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar.
Menurut Hartawan, penguatan kapasitas di bidang kearsipan merupakan fondasi penting dalam membangun tata kelola lembaga yang profesional, tertib administrasi, dan akuntabel. “Kami berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan agar setiap dokumen yang dimiliki Bawaslu Kabupaten Gianyar dapat tertata dengan baik, mudah diakses, serta menjadi bagian dari memori kelembagaan yang terpelihara,” tegas Hartawan.
Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Gianyar berharap seluruh jajaran kesekretariatan memiliki kesadaran dan pemahaman yang sama untuk menerapkan standar kearsipan nasional demi mendukung organisasi yang bersih, transparan, efektif, dan akuntabel. (Wirnaya/balipost)
